Утверждаю

Председатель

Арзамасского городского суда

Нижегородской области

_______________ А.В.Галкин

«____» _____________ 2022 г.

Положение об общем отделе

Арзамасского городского суда Нижегородской области

1. Общие положения.

1.1. Общий отдел Арзамасского городского суда Нижегородской области (далее – отдел) является структурным подразделением Арзамасского городского суда (далее суд), который осуществляет документационное, информационно-справочное обеспечение деятельности суда. Отдел предназначен для ведения правовой информатизации, кодификации и систематизации законодательства, информационного обеспечения деятельности суда и организации и ведения архивного делопроизводства.

1.2. Работники отдела назначаются на должность по результатам конкурсного отбора, проведенного в соответствии с требованиями Закона «О государственного гражданской службе РФ», на основании приказа председателя суда .

1.3. Отдел в своей работе руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» и от 7 февраля 2011 г. № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации; федеральным законом от 22.12.2008 N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации процессуальными кодексами РФ и Нижегородской области, Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими федеральными законами, Указами Президента РФ, Инструкций по судебному делопроизводству в районных судах, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, настоящим Положением, Положением о приемной в Арзамасском городском суде Нижегородской области, Приказом о распределении обязанностей в суде, другими приказами и распоряжениями председателя суда, приказами, распоряжениями и другими руководящими нормативными документами суда, вышестоящих и других органов, касающихся делопроизводства.

2. Штаты отдела

2.1. Отдел осуществляет свою деятельность под общим руководством председателя суда.

2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

Должность начальника отдела относится к ведущей должности государственной гражданской службы. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности председателем суда на конкурсной основе в соответствии с требованиями закона «О государственной гражданской службе РФ»

2.3. В состав отдела входят:

- начальник отдела -1 единица;

- главный специалист – 1 единица;

- консультанты – 2 единицы;

- старший специалист 1,2,3 разряда – 3 единицы.

2.4. Права и обязанности начальника и работников отдела, являющихся государственными гражданскими служащими, определяются должностными регламентами.

2.5. Во время длительного отсутствия начальника Отдела (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка) его замещает работник Отдела, назначенный приказом председателя суда. Во время длительного отсутствия работника Отдела его должностные обязанности перераспределяются начальником Отдела среди остальных работников Отдела.

3. Задачи отдела

3.1. Основными задачами отдела являются:

-осуществление архивного хранения судебных документов, комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности суда, обеспечение доступа к хранящимся в архиве документам, контроль за сохранностью судебных документов, а также создание необходимого режима хранения документов;

- учет и ведение документооборота в суде, обеспечение учета входящей и исходящей документации, в том числе с использованием электронных систем регистрации документов;

-организация материально-технического и хозяйственного обеспечения суда;

- создание единой системы информационно-правовой деятельности суда.

4. Функции отдела

4.1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие функции:

- регистрация в журнале учета входящей корреспонденции заявлений, обращений, запросов, ответов, поступивших по почте, в форме электронного документа, поданных на приеме и сохранение конфиденциальности сведений, содержащихся в документации, поступающей в суд;

-оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением;

-прием поступающих в адрес суда факсов, предоставление справочной информации гражданам о правилах подачи (направления) документации, режиме работы суда, дате и результатах рассмотрения судебных дел, заявлений, обращений и жалоб граждан и организаций, а также иной информации по поручению председателя суда;

-обработка входящей и исходящей корреспонденции, подготовка к отправке исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), и в случае их отсутствия или порчи - составление соответствующего акта; ведение учета и регистрации входящей и исходящей документации; внесение сведений о поступившей документации в электронные базы; ведение учета направления документации для исполнения; обеспечение функционирования единой системы учета документации с использованием автоматизированных способов обработки информации, а также путем ведения журналов входящей и исходящей корреспонденции суда;

-организация и ведение архивного делопроизводства; осуществление учета и обеспечение сохранности принятых в архив документов; составление номенклатуры дел суда; составление годовых описей дел постоянного хранения; соблюдение установленного порядка доступа к архивным документам; подготовка актов на уничтожение документов и осуществление их уничтожения; соблюдение требований по ведению делопроизводства в архиве в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел;

-обеспечение доступа к информации о деятельности суда; публикация текстов судебных актов на Интернет-сайте суда; осуществление деперсонификации текстов судебных актов, подлежащих публикации на Интернет-сайте суда; размещение информации о деятельности суда на Интернет-сайте суда (в том числе о наличии вакансий в суде, о проведении и результатах проведения конкурсов на замещение вакантных должностей);

-прием и отправка корреспонденции через электронные почтовые ящики суда; регистрации поступившей на электронный почтовые ящики и Интернет-сайт суда корреспонденции в электронных базах данных; осуществление отправки электронных извещений участникам судебных заседаний;

-ведение переписки с Управлением Судебного департамента по Нижегородской области и Нижегородским областным судом и иными организациями; обеспечения доступа к информации о деятельности суда, информатизации и иным вопросам по направлению деятельности.

-учет наличия и перемещения компьютерной и иной техники на рабочих местах и на складе суда; обеспечение рационального использования компьютерной и иной техники, периферийных устройств, расходных материалов в суде; организация и проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей;

-организация и осуществление кодификационно-справочной работы в суде;

- осуществление приема на хранение судебных дел и других документов в архив суда;

- обновление алфавитных указателей, бирок, обложек дел, пришедшие в негодность и карточек постеллажных топографических указателей архивных документов по истечении календарного года;

- выдача копий судебных документов из дел находящихся в архиве суда по запросам организаций, участвовавших в делах, по их письменному заявлению с разрешения и на основании резолюции председателя суда, заместителя председателя суда, председательствующего по делу;

- осуществление хранения, выдачи и списания бланков исполнительных листов, с ведением соответствующих журналов;

- осуществление хранения, выдачи и списания бланков с изображением государственного герба Российской Федерации, с ведением соответствующих журналов;

- осуществление контроля за показаниями термометра и гигрометра, для обеспечения нормальной влажности воздуха в помещении архива и серверного помещения с ведением соответствующих журналов;

-подготавливает и контролирует своевременное размещение информации на информационных стендах и в информационном киоске.

- своевременно доводит до сведения судей о последних изменениях в законодательстве. Обеспечивает сохранность контрольных экземпляров кодексов.

-обеспечивает функционирование АРМ, локально-вычислительной сети, общего и специального программного обеспечения, средств телекоммуникации суда.

- осуществляет информационную безопасность деятельности суда.

- выполняет иные функции в соответствии с приказами, распоряжениями и поручениями председателя суда.

5. Права и обязанности.

5.1. Начальник отдела:

-руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач;

-представляет председателю суда предложения по структуре и штатной численности отдела;

-вносит председателю суда предложения о совершенствовании работы отдела и мерах повышения ее эффективности, поощрении государственных гражданских служащих отдела и применении к ним дисциплинарного взыскания, о даче рекомендации к назначению на должность и освобождении от должности государственных гражданских служащих;

-оценивает результативность деятельности государственных гражданских служащих отдела и вносит предложения председателю суда о направлении их на повышение квалификации;

-оказывает консультативную помощь государственным гражданским служащим отдела при выполнении ими должностных обязанностей и осуществляет контроль за их деятельностью, соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины;

- организует планирование работы отдела;

-осуществляет иные полномочия по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

6. Ответственность

6.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей на начальника и работников общего отдела могут налагаться дисциплинарные взыскания в соответствии с трудовым законодательством и федеральным законом о государственной гражданской службе РФ.

6.2. Работники отдела несут ответственность за ненадлежащее исполнение внутреннего распорядка работы аппарата, нарушения трудовой и служебной дисциплины.

6.3. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел, перед председателем суда.

7. Критерии оценки деятельности отдела

7.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

7.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.